İŞ HAYATINDA e-MAIL KULLANMANIN 20 ALTIN KURALI

E-mail kullanımı, iş hayatında gittikçe daha fazla önem taşımaya başlıyor. Araştırmalar, ABD’deki çalışanların iş ortamında harcadıkları zamanın ortalama dörtte birini e-mail hazırlarken ya da okurken harcadıklarını göstermektedir. Ancak yine yapılan araştırmalar, çalışanların büyük bölümünün doğru e-mail gönderim kuralları konusunda haberdar olmadıklarını göstermektedir. İş hayatında hatalı gönderilen maillerden utandırıcı durumlara yol açabilmekte veya profesyonel ilişkilerin zarar görmesine sebep olabilmekte.

Bu yüzden, iş hayatında e-mail gönderiminde dikkat edilmesi gereken basit kurallara uymak hem yapılan hatalar ile profesyonel hayat ve kişiliğin zarar görmesini önleyecek, hem de yanlış gönderilen ve aynı konunun açıklığa kavuşması için tekrar tekrar düzeltilmek zorunda kalan mesajlar sebebiyle gönderici ve alıcıların zaman kaybının önüne geçecektir.

İşte o basit kurallar:

1. Profesyonel bir e-mail adresi kullanın

Bir kurumda çalışanlar kurumlarının kendileri için belirlediği e-mail adresini kullanırlar. Ancak serbest çalışanlar ya da iletişim için kişisel e-mail adreslerini kullananlar, özellikle profesyonel yazışmalarında kullandıkları adresi doğru seçmelidirler. E-mail adresleri mutlaka sahibinin adını ve soyadını taşımalıdır. İş ile ilgili bir yazışmada “kedisever25” veya “cicikiz” gibi bir adres (kedileri ne kadar sevdiğinizden veya ne kadar cici olduğunuzdan bağımsız olarak) asla kullanılmamalıdır.

Benzer şekilde kurumsal e-mail adresleri de özel işler için kullanılmamalıdır.

2. BÜYÜK HARF kullanmayın

BÜYÜK HARF KULLANARAK YAZILAN CÜMLELER KARŞI TARAFTA KENDİLERİNE BAĞIRILIYORMUŞ HİSSİ UYANDIRACAKTIR. Bu türden kullanım karşı tarafı rahatsız edebilir ve istenmeyen tonda cevapları tetikleyebilir.

3. Çok fazla “Format” lamayın

Her mail uygulamasının farklı özellikleri vardır. Eklediğiniz her format özelliği (renk, yazı tipi, yazı şekli, vb) karşı tarafa sizin gördüğünüz şekilde gitmeyebilir. Ayrıca rengarenk ve farklı yazı tipleri ile hazırlanmış bir mail karşı tarafı ilk bakışta rahatsız edecektir.

4. “Reply All” yapmadan önce en az iki kez düşünün

Gönderilecek cevabın gerçekten mesajdaki herkesi ilgilendirdiğinden emin olunmayan durumlarda asla “Reply all” seçeneği kullanılmamalıdır. Aynı konuda arka arkaya gelen mesajları alan kişilerin büyük bölümü mesajı okumadan direk olarak silmekte ya da asla açmamaktadır. Bu durumda bile gelen yeni mesajlar ile ilgili bilgisayarda ya da akıllı telefonda alınan iletiler alıcılarını gereksiz yere meşgul etmekten öte bir işe yaramayacaktır.

5. Alıcıların e-mail adreslerinin yazılmasını sona bırakın

Hiç kimse henüz bitirilmemiş bir mesajı yanlışlıkla göndermek istemez. Bu yüzden, oluşabilecek hataları önlemek için alıcıların adreslerinin yazılmasını sona bırakın. Hatta, Reply yapılan mesajlarda bile yazmaya başlamadan önce adresleri silmeyi bir alışkanlık haline getirmek iyi olacaktır. Alıcı adresleri tüm yazım, kontrol ve yeniden kontrol işlemleri bittikten sonra ve mesaj gönderilmeye tam olarak hazır olduğunda yazılmalıdır.

6. Mesajı doğru kişiye gönderdiğinizden emin olun

Mail programları en temel özellikleri gereği, alıcı adresini yazmaya başladığınızda, adres defterinizdeki en uygun kişilerin isimlerini listeleyerek işinizi kolaylaştırmaya çalışırlar. Bu noktada, isim benzerliği ile yanlış e-mail adresinin seçilmesi ve mailin yanlış kişiye gönderilmesi en sık yapılan hatalardan biridir. Unutmayın ki bu hata ile geri alamayacağınız ve göndermekten pişman olacağınız maillerin gitmesi olasıdır. Bu yüzden alıcı isim ya da adreslerinin tamamen doğru yazıldığından ya da liste üzerinden doğru ismin seçildiğinden mutlaka emin olmak ve bu bölümün de yazılanlar gibi tekrar tekrar kontrol edilmesini alışkanlık haline getirmek yapılacak geri dönülmez hataların önüne geçecektir.

7. Maillerinizi küçültün

Gönderilen mesajlarda karşı tarafı en çok rahatsız eden ve en sık yapılan hatalardan biri ise gereksiz dosyaların mesajlara eklenmesidir. Gönderdiğiniz mesaja zorunlu olmadıkça dosya eklememeye çalışın. Dosya eklemeniz zorunluysa, maili göndermeden önce eklediğiniz dosyayı mutlaka mailin içinden açarak içini kontrol edin ki yanlış bir dosya göndermeyesiniz. Örneğin, bir iş arkadaşınıza ya da iş ilişkisi içerisinde bulunduğunuz bir firmaya, yapacağınız yaz kampanyası tanıtımını içerdiğini düşündüğünüz “yaz2014.jpg” isimli dosya, çocuğunuzun deniz kenarında oynarken çekilmiş bir resmini içeriyor olabilir ve bu resmi almak karşıdaki kişi tarafından her zaman olgunlukla karşılanmayabilir.

Eklentilerden bahsetmişken dosyanın içeriği kadar boyutunun da önemli olduğunu belirtelim. Gönderilen dosyaların mümkün olduğu kadar küçük boyutlu hale getirilmesi hem gönderenin hem de alanın zaman kaybetmesini engelleyecektir. Örneğin, bir dakikadan daha kısa süre içerisinde sıkıştırılarak ya da PDF’e çevrilerek gönderilebilecek devasa bir dosya, hem gönderenin hem de alıcının bilgisayarının dakikalarca meşgul olmasına sebep olabilir.

8. Mail özelliklerini ve nasıl kullanıldıklarını mutlaka öğrenin

Doğru mail özelliklerini doğru yerde kullanmayı mutlaka alışkanlık haline getirin.  Örneğin her mesajınızı Acil ya da Önemli seçenekleri ile göndermeyin. Ayrıca “Okundu İletisi”nin (Return Receipt) çok fazla kullanımı da karşı tarafı rahatsız edebilir. Bu konuda bir başka uyarı da hatalı gönderilen mesajların geri çağırılması konusunda. Mesaj karşı tarafta okunduktan sonra gönderilecek “Recall” talepleri, mesajın ve sizin değerinizi karşı taraf gözünde düşürebilir.

9. Kalabalık alıcılara mail gönderirken dikkatli olun

Mailinizde çok sayıda alıcı varsa BCC ya da MailMerge kullanmayı düşünebilirsiniz. Özellikle birbirini tanımayan ve çok sayıda kişiye mesaj gönderecekseniz, BCC kullanmak, mesaj gönderdiğiniz kişilerin mahremiyetine saygı anlamına gelecektir. Öyle ya birbirini tanımayan 100 kişinin e-mail adreslerini birbirlerine, dolayısıyla spam mail göndericilerine servis etmek istemezsiniz. BCC dışında, her alıcıya bağımsız e-mail gönderimini sağlayacak Mail Merge fonksiyonu da bir alternatif olabilir. Aynı şekilde size gelmiş ve çok sayıda kişinin adresini içeren bir maili forward etmek istediğinizde, mesajın içerisinde yer alacak e-mail adreslerinin silinmesi de uygun olacaktır.

10. Basit bir “İmza”nız olsun

Mail programınızda kullandığınız Otomatik İmza’nız mümkün olduğu kadar basit ve anlaşılır olmalı. 20 satır uzunluğunda, felsefik içerikler ve gereksiz resimler içeren bir imza, ihtiyaç duyulduğunda kontak bilgilerinize erişimi zorlaştıracağı gibi alıcının gözündeki değerinizi de etkileyecektir.

11. Açık ve net anlaşılır olun

Gönderilen mesajın alıcısına doğru ve vaktinde ulaşmamasının en önemli nedenlerinden biri yeteri kadar açık olmayan “konu” (subject) satırlarıdır. “Re” ya da “Fw” önekleri ile dolu ve içeriğini tam yansıtmayan konu satırları alıcıları tarafından zamanında açılmayacak ya da göz ardı edilecektir. Konu satırı, “Toplantı Tarihi Değişikliği”, “Teklif İçin Öneriler” veya “Sipariş Onay Talebi” gibi kısa, net ve anlaşılır olmalıdır.

Konu satırı dışında mesajın içeriğinde de kısa, net ve açık olunmalıdır. İmalar, dolaylı anlatımlar ya da net olmayan ifadeler ve ağdalı, gereğinden fazla edebi öğeler içeren bir dil kullanımı karşı tarafı yoracak veya rahatsız edecektir. Daha da ötesi anlatılmak istenenin anlaşılmaması ya da yanlış anlaşılmasına yol açacaktır. Ayrıca gelen bir mesaja cevap verirken, talep edilen her şeyin karşılandığından, sorulan soruların tümünün yanıtlandığından da emin olunmalıdır. Bu yaklaşımlar sizi kendini ifade için tekrar tekrar yazışmak zorunda kalmaktan ya da yanlış anlaşılmaktan doğacak geri dönülmez hatalardan koruyacaktır.

12. Farklı kültürlere farklı tarzlar kullanın

Özellikle mail kullanımında beden diline yer olmadığı dikkate alındığında kültürel farklar kolaylıkla iletişim facialarına sebep olabilir. Mailde kullanılan yazım tarzı, maili alacak kişinin kültürel özelliklerine göre farklılık gösterebilmelidir. Özellikle Japonya, Çin veya Arap ülkelerinin vatandaşları kişisel ilişkilere önem verdikleri için yapılacak iş ya da tartışılacak konudan önce karşısındaki kişiyi tanımak isteyebilirler. Oysa, batı kültürlerini taşıyanlar kişisellikten uzak, bir an önce konuya gelen tarzda iletişimi tercih ederler. Ülkemizin de batısı ile doğusu arasında benzer farklar olabileceğini söylemek çok da hata olmayacaktır. Yazım dilinde alıcının kültürüne dikkat etmek iletişim seviyesini arttırmaya yardımcı olacaktır.

13. Maillere – size hata ile gönderilmiş olsalar bile – yanıt vermeye çalışın

Size gelen her maile cevap vermek elbette ki vakit alıcı bir iştir. Ancak, gönderilen maillere mümkün olduğu kadar yanıt verilmeye çalışılmalıdır. Örneğin sizden talep edilen bilgi elinizde yoksa ya da yanıtlamanız zaman alacaksa bile, mesajı aldığınızı, konu ile ilgilendiğinizi ve netleştiğinde geri döneceğinize dair kısa bir yanıt vermek uygun olacaktır.

Bir mail size hata ile bile gönderilmiş olsa, göndericinin “Çok meşgul olduğunuzu biliyorum ancak sanırım bu mail bana yanlışlıkla gönderildi. Ve doğru kişiye iletebilmeniz için sizi haberdar etmek istedim” gibi kısa bir yanıtı almaktan memnun olacağı göz ardı edilmemelidir.

14. Mesajı göndermeden önce tekrar tekrar okuyun

Küçük de olsa yapılan anlam, kelime veya imla hataları her zaman alıcının gözünden kaçmayabilir. Karşınızdaki kişinin sizi bu hata sebebiyle yargılayabileceğini sakın unutmayın. Bu konuda kullandığınız e-mail programının imla kontrolüne de güvenmemek gerekli. Yazılan mesajın önem derecesine göre birkaç kez tekrar tekrar okunması “Yeni işiniz için tebrik ederim” yerine “Yeni eşiniz için tebrik ederim” benzeri bir cümle kullanmanızı önleyecektir. Özellikle, akıllı telefon ve tablet gibi cihazlar yazılmakta olan kelimeyi tahmin ederek tamamlamaya ya da düzeltmeye yatkındırlar. Bu türden cihazlarda yapılabilecek yazım hataları çok daha vahim olabilir.

15. Tansiyon yüksekse hemen yanıtlamayın

Sizi geren ve sinirlendiren maillere cevap vermeden önce biraz zaman geçmesine izin verin. Unutmayın ki mailiniz karşı tarafa ulaştıktan sonra geri dönüşü yoktur. Bu yazılı iletişim aracının en büyük handikaplarından biri de bu olsa gerek. Aldığınız mesaj ya da yazmak istediğiniz konu hakkında ne kadar sinirliyseniz, mesajı göndermek için kendinize o kadar uzun süre zaman tanımalısınız. “Öfke ile kalkan” olmayın. Bırakın, bu mesajı “sakin siz” yanıtlasın.

16. Günlük dilden uzak durun

Mesajın alıcısı ile samimiyet derecesi ne kadar fazla olursa olsun, işle ilgili yazışmalarda asla günlük selamlamalar kullanılmamalıdır. “Naber”, “Selam Millet” veya benzeri formal olmayan selamlama kelimelerinden uzak durulmalıdır. Selamlama göndereceğiniz mailin ilgili başka kişilere de gönderilebileceğini dikkate alarak seçilmelidir. Samimiyet derecesi ne olursa olsun bir iş e-mailine “Merhaba” diye başlamak herkes için uygun olacaktır. Ayrıca günlük dilde kullanılan kısaltmalar ve emoticon’lar (BTW, OMG, LOL, WTF, 🙂 , 😉 vb) iş yazışmaları için uygun değillerdir.

17. Noktalama işaretlerini, özellikle ünlem işaretini tutumlu kullanın

İş yazışmalarında, ünlem işaretinin, heyecan ile ilgili bir durum belirtmek dışında kullanılmasından kaçınılmalıdır. İş yazışmasının bir ergen sohbeti gibi görünmesi iyi karşılanmayacaktır.

18. Espri yaparken dikkat edin

Mail yazarken kullanılacak bir şakanın etkisinin yüz yüze konuşurken yapılacak şakanın etkisinden farklı olacağı göz önünde bulundurulmalıdır. Karşınızdaki kişiyi çok çok iyi tanımadıkça mail yazarken mizah öğeleri kullanılmamasına çalışılmalıdır. Konuşurken yapılacak bir espri yazılı hale geldiğinde bambaşka bir anlam içerebilir.

19. “GİZLİ” konuları mail ile tartışmayın

e-mail’ler kolaylıkla başkasına gönderilebilirler. Ya da başka kişilerin eline geçebilirler. Örneğin, iş ortamında, tüm e-mailler bir sunucu üzerinden geçerler ve o sunuculara birilerinin erişimi vardır. Bu yüzden, gizli kalmasını isteyeceğiniz konuları kesinlikle mail üzerinden tartışmayın. Ayrıca bazı hassas konuları konuşmak, yazışmaktan çok daha iyi olabilir. Konuyu mail göndermeden, bir toplantı ile, telefonla ya da yüz yüze konuşarak tartışmanın da bir alternatif olduğunu akılda bulundurarak, gerekli değilse yazılı iletişimden kaçının.

20. Göndermeden önce tekrar düşünün

Bu son kural belki de Altın Kural‘ların en önemlisi olabilir. “Gönder” tuşuna basmadan önce mutlaka ama mutlaka kendi kendinize “Ben böyle bir mail almak ister miydim?” diye sorun. Bu noktada bir başka anlamlı soru “Ben bu maili göndermek istiyor muyum?” olabilir çünkü mail sizin adınızla gidecek ve karşıdaki kişi nezdinde sizi temsil edecek. Bu noktada mesajı o haliyle göndermek hatta gönderip göndermemek isteyeceğinizi mutlaka tekrar değerlendirin.